La facturation électronique représente une avancée majeure pour les entreprises.  
En France, la réforme de la dématérialisation des factures a été repoussée au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI), et au 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les micro-entreprises. Ce report permettra aux entreprises de mieux se préparer. En effet, à l’été 2023, seules 57 % d’entre elles se considéraient prêtes, selon un sondage réalisé par l’institut Ipsos pour le compte de la Direction générale des finances publiques. 

Pour se préparer adéquatement à cette transformation obligatoire, il est crucial que les entreprises commencent dès maintenant à mettre en place des solutions de dématérialisation de leurs factures.  

Cette anticipation leur permettra non seulement de s’adapter en douceur à la nouvelle réglementation, mais également de bénéficier immédiatement des avantages associés à la digitalisation des processus financiers. Ainsi, la transition vers une gestion entièrement numérique des factures se positionne non seulement comme une exigence légale future, mais aussi comme une opportunité stratégique actuelle pour optimiser la performance et la compétitivité des entreprises. 

Les avantages de la facturation électronique   

Les avantages de la facturation électronique sont nombreux et impactent positivement l’efficacité et la gestion des entreprises : 

• Renforcer la compétitivité : Réduction de la charge administrative, diminution des délais de paiement, et gains de productivité. Le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre-poste, tandis qu’une facture papier coûte plus de 10 euros. 

• Simplifier les obligations déclaratives : Pré-remplissage des déclarations de TVA. 

• Connaissance en temps réel de l’activité : Suivi complet des factures de leur création à leur paiement, facilitant les audits internes et externes. 

C’est pourquoi, malgré le report du calendrier de la réforme, il est crucial pour les entreprises de ne pas retarder ce chantier et de commencer dès maintenant à en tirer profit. En effet, la mise en place de ce projet exige des efforts significatifs : 

• Définir une stratégie de dématérialisation des factures prend du temps et nécessite d’embarquer clients et collaborateurs dans le processus. 

• Réinventer son modèle économique en adoptant des processus zéro papier ouvre de nouvelles opportunités bien avant l’entrée en vigueur de la réforme. 

• Les avantages de la facture électronique, tels que la traçabilité et l’augmentation de la productivité, sont déjà disponibles et profitables dès aujourd’hui. 

• Recenser vos cas d’usage et identifier les écarts avec les données exigées par l’administration fiscale. 

• Étudier les périmètres impactés au regard de la réforme : data, SI et processus. 

•  Construire votre feuille de route de mise en conformité. 

Le périmètre de la facturation électronique entre entreprises 

La facturation électronique, ou e-invoicing, couvre toutes les opérations d’achats et de ventes de biens et services entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA, pour des opérations domestiques, c’est-à-dire sur le territoire national. 

De plus, les entreprises doivent transmettre certaines informations à l’administration fiscale via une opération appelée e-reporting. Cela concerne les transactions commerciales avec des particuliers, des non-assujettis, ou des entreprises non établies en France. 

Vous pouvez retrouver toutes les modalités de cette réforme dans le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022. 

Comment choisir la bonne solution pour la mise en œuvre de la dématérialisation des factures ?  

Pour être en conformité avec le passage à la facture électronique, plusieurs solutions s’offrent à vous. Vous pouvez choisir parmi différentes plateformes : le Portail Public de Facturation (PPF), les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), et les Opérateurs de Dématérialisation (OD). 

Le Portail Public de Facturation (PPF) :  est le service gratuit, fourni par l’Etat, proposant les fonctionnalités minimums de dématérialisation. Il centralise les flux vers l’administration fiscale et peut être choisi par les entreprises pour émettre et recevoir les factures B2B domestiques ainsi que pour le e-reporting en direct. 

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : sont des acteurs privés qui fournissent des services supplémentaires aux entreprises notamment en termes d’automatisation. Dans le cadre de la loi de finance, la DGFIP impose des obligations à respecter pour être « immatriculé » en tant PDP.  

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : sont des prestataires de services ou de solutions de gestion qui assistent les entreprises avant et après la transmission des factures. Les OD sont libres de proposer les fonctionnalités de leur choix aux utilisateurs, sans être contraints par un cahier des charges. Ils ne sont pas obligés d’assurer l’e-reporting de TVA pour leurs clients, par exemple. 

Pour faciliter l’implémentation de la réforme, la DGFiP a proposé un schéma en Y pour la facture électronique. Sur l’image ci-dessus, on distingue un fonctionnement bien précis impliquant les trois acteurs majeurs de l’e-facturation. 

Alors comment choisir le bon partenaire ?  

Le choix du bon partenaire dépend de nombreuses variables. L’écosystème de l’organisation, la volumétrie de flux, les outils du système d’information déjà en place, et le type de flux (EDI, Factur-X, etc.) sont autant d’éléments déterminants.  

Par exemple, pour orienter votre choix vers une PDP, le PPF, ou un OD combiné à l’une de ces plateformes, il est important de considérer le volume de factures traitées : pour un petit commerce ou un entrepreneur avec un volume limité de factures, le PPF, qui est gratuit, peut être suffisant. Cependant, pour une entreprise recevant plusieurs dizaines de factures par jour, se connecter continuellement au PPF pour vérifier les factures devient impraticable. Dans ce cas, il est préférable de faire appel à une PDP ou à un OD combiné à une PDP. Ces partenaires pourront gérer cette tâche en votre nom. 

Comment Viggo peut vous accompagner dans la transition vers la facturation électronique ? 

Depuis plusieurs années, VIGGO accompagne ses clients dans la mise en place de la facturation électronique. 

Chez Viggo, nous pensons que pour garantir une transition réussie vers la facturation électronique, certaines étapes clés doivent être suivies : 

1. Sujet métier avant tout : S’il repose sur des éléments techniques, un projet de dématérialisation est avant tout un sujet métier : il doit en effet être une opportunité d’harmonisation des processus. 

2. Enjeu de cadrage : La phase de cadrage constitue un enjeu majeur, tout particulièrement en ce qui concerne la définition du périmètre de dématérialisation.  

3. Mise en place progressive : Commencer par un département pilote avant d’étendre la dématérialisation à l’ensemble de l’organisation. C’est pourquoi nous préconisons de débuter dès que possible le projet de dématérialisation des factures, afin d’avoir le temps nécessaire pour mener à bien un pilote et éviter d’être contraints par les échéances de la réforme. 

4. Flux entrants et sortants : Les flux entrants et sortants doivent être adressés séparément en termes de déploiement afin de maîtriser les changements générés.  

Exemples d’intervention 

Nous avons accompagné plusieurs clients de secteurs d’activités différents, tels que la banque en ligne et les groupes de défense, avec des enjeux variés. Lors de la phase de cadrage, nous avons effectué un diagnostic détaillé de l’existant et fait émerger les besoins cibles en fonction de la stratégie du groupe, des contraintes et enjeux opérationnels, ainsi que des évolutions réglementaires. Nous avons également piloté le projet et assisté les métiers dans l’expression de leurs besoins. 

Également, de 2019 à 2023, Viggo a accompagné un grand groupe hôtelier du CAC 40 dans son projet de dématérialisation de factures fournisseurs, sur des phases de cadrage, design de solution et de conduite du changement. La solution mise en place a permis à plus de 120 hôtels & plusieurs milliers de fournisseurs d’échanger et approuver des factures sur une plateforme d’E-Invoicing.

  

En conclusion, la dématérialisation des factures est plus qu’une obligation réglementaire ; c’est une opportunité pour les entreprises d’optimiser leurs processus et de gagner en compétitivité. Chez Viggo, nous sommes prêts à vous accompagner dans cette transformation, en mettant à votre disposition notre expertise et notre savoir-faire pour assurer une transition réussie et pérenne.