Dans un environnement où la digitalisation des processus s’intensifie, la gestion des données des tiers s’affirme comme un défi stratégique pour les entreprises.

Cet article illustre, à travers l’exemple d’un groupe du retail, les obstacles liés à la fragmentation et à l’interfaçage des données, tout en mettant en lumière les leviers d’amélioration qui permettent de surmonter ces défis.

En combinant structuration des processus et collaboration entre équipes, ce retour d’expérience démontre comment une gestion optimisée des données des tiers peut se transformer d’un simple enjeu technique à un véritable levier stratégique pour l’entreprise.

Le Contexte : une entreprise face à ses silos de données

Un groupe international de retail a entrepris d’unifier son Core Model financier à l’échelle de ses filiales, en visant la standardisation du processus Purchase-to-Pay (P2P). Cependant, la gestion des tiers (fournisseurs et clients) n’a pas été priorisée, révélant plusieurs défis :

• Fragmentation des systèmes : Les ERP et outils de gestion fonctionnaient en silo, entraînant des doublons, une gestion des informations non synchronisée et des données obsolètes.
• Impacts opérationnels : La fragmentation des systèmes a directement entraîné des retards de paiements, des erreurs dans le traitement des informations et une non-conformité avec les exigences réglementaires locales et internationales (RGPD en Europe, Loi Sapin II en France ou encore Due Diligence).
• Conséquences sur la productivité : La gestion des tiers, qui consistait en la création, l’entretien et la mise à jour des informations sur les fournisseurs et clients, est devenue un véritable frein pour les équipes. Les inefficacités dans ce processus ont entraîné une perte de temps considérable et ont nui à la productivité des collaborateurs impliqués.

Ces diverses problématiques ont mis en lumière l’urgence d’adopter une solution transitoire capable de garantir la continuité des activités.

Le Diagnostic : identifier les sources de complexité

Une analyse approfondie a permis de mettre en évidence les principaux points bloquants entravant l’efficacité et la fluidité des opérations au sein du groupe. Parmi ces obstacles, plusieurs éléments clés sont ressortis :

Fragmentation des outils

  Les différents systèmes utilisés fonctionnaient de manière indépendante sans interconnexion (ou avec des interconnexions partielles). Cette absence de synchronisation a entraîné des ruptures d’informations, une gestion décentralisée et un manque de visibilité globale.

Manque de gouvernance

  L’absence de rôles clairement définis pour la validation et le suivi des données a créé une situation de flou organisationnel. Sans une structure de gouvernance adéquate, il devenait difficile de garantir l’intégrité, la qualité et la conformité des données à chaque étape du processus. Cette lacune a accru le risque d’erreurs et d’incohérences dans les informations traitées, entravant la gestion des tiers.

Processus inadéquats

  Les processus existants se sont révélés non adaptés aux exigences actuelles de l’entreprise, entraînant des délais de traitement excessifs et une surcharge de travail pour les équipes. Cette inefficacité opérationnelle a non seulement ralenti le traitement des transactions, mais a également augmenté le risque d’erreurs humaines et de non-conformité aux standards.

La Solution : une approche méthodique

Pour répondre à ces défis, une stratégie structurée a été mise en œuvre :

Audit et cartographie des données (AS IS) : Une cartographie des processus, des outils et des acteurs a permis d’identifier les principales lacunes existantes.

Mise en place d’une gouvernance robuste : Des rôles dédiés, tels que les Data Owners, ont été créés. Les responsabilités et les workflows de validation ont été clairement définis, et la gestion des droits d’accès a été renforcée pour limiter les risques.

Processus centralisé de gestion des données : Un processus centralisé a été développé pour synchroniser les données entre les différents systèmes, avec une validation rigoureuse des informations sensibles, telles que les coordonnées bancaires.

Co-construction et implication des équipes : Un processus itératif a été instauré, accompagné de formations pour garantir une adoption fluide par les équipes.

Les résultats : des bénéfices concrets et significatifs 

Les actions mises en place ont abouti aux résultats suivants :

• Amélioration de la qualité des données : Les doublons/erreurs ont été réduits et la fiabilité des informations a été améliorée.
• Efficacité accrue : La centralisation des informations a permis de réduire les délais de traitement et les litiges fournisseurs.
• Conformité renforcée : Les données sensibles ont été sécurisées, et les processus ont été alignés avec les normes réglementaires en vigueur.
• Collaboration optimisée : Des points de suivi réguliers ont été instaurés, renforçant ainsi la communication et la collaboration entre les départements Finance, Achats et IT.

  Les enseignements : clés de succès

Ce projet a permis de dégager plusieurs enseignements clés :

• Gouvernance des données : Une gouvernance claire et structurée des données est essentielle pour garantir leur fiabilité et assurer la transparence des informations à travers l’organisation.
• Processus structuré : La centralisation et la synchronisation des données sont essentielles pour fluidifier les opérations, réduisant ainsi les risques d’erreurs et de doublons.
• Approche collaborative : L’alignement des équipes est indispensable pour assurer la pérennité des améliorations, en favorisant une communication et une coopération continues entre les départements.
• Diminution des résistances : Un accompagnement au changement adapté est essentiel pour faciliter l’adhésion des équipes, permettant ainsi de surmonter les obstacles et d’assurer le succès du projet.

La gestion des données des tiers n’est pas qu’un défi technique : c’est une opportunité stratégique pour les entreprises cherchant à gagner en efficacité et en compétitivité. L’exemple de ce groupe du retail démontre qu’une approche méthodique, articulant audit, gouvernance claire et collaboration inter-équipes, peut transformer une contrainte en véritable levier de performance. En alignant les processus sur des standards rigoureux et en favorisant l’adoption par les équipes, cette démarche a permis de dépasser les silos, d’améliorer la qualité des données et de renforcer la conformité, tout en optimisant les opérations. Ce retour d’expérience illustre ainsi qu’une gestion structurée des données des tiers est essentielle pour relever les défis de la digitalisation et créer de la valeur durable.