Cadrer une transformation — qu'elle soit organisationnelle, métier ou digitale — requiert une compréhension fine des besoins et des attentes de tous les acteurs concernés. Pourtant les missions de conseil se heurtent à un défi récurrent : comment collecter, analyser et prioriser les retours d'un grand nombre d'utilisateurs, souvent dispersés et aux profils variés ?
Les méthodes classiques — ateliers collaboratifs, entretiens individuels, enquêtes quantitatives — sont nécessaires mais leur mise en œuvre étant complexe et coûteuse, elles sont souvent insuffisantes.
Le défi humain des missions de conseil
Pour couvrir l'ensemble des parties prenantes, il faut mobiliser une équipe significative de consultants afin d'organiser de multiples ateliers sur plusieurs mois et consacrer des centaines d'heures à l'analyse manuelle des retours. Même avec ces moyens, le risque est grand : des voix restent inaudibles, des besoins critiques sont négligés et les données qualitatives, bien que riches, peinent à être exploitées de manière exhaustive.
Les consultants doivent alors arbitrer entre rapidité et exhaustivité — rarement de façon équilibrée et satisfaisante.
Des missions longues, onéreuses et incomplètes, où la qualité de la collecte des besoins dépend directement du temps et des ressources alloués.
Sans une équipe dédiée conséquente, il est difficile de faire les choses bien. Et même avec, rien ne garantit que tous les enjeux terrain sont correctement capturés. L'arbitrage se fait malheureusement souvent en faveur de la rapidité et de l'économie de moyens.
Une collecte intelligente via l'IA
Chez Viggo, nous avons intégré à notre approche que le digital est central dans nos interventions — en faisant notamment le constat que l'intelligence artificielle pouvait transformer la phase de collecte de données en amont des transformations.
Les cas d'usage de l'IA sont multiples. Simples ou complexes, parfois avérés, mais souvent n'apportant finalement que peu de valeur intellectuelle et économique. Nous avons choisi d'investir résolument dans la création de notre propre solution : NOA XP, via notre filiale ONEDATA.
NOA XP est spécialement conçue pour renforcer la phase de collecte de manière systématique. La plupart des solutions IA répondent aux questions posées en interrogeant des bases de données définies — il est donc normal qu'elles se trompent parfois. NOA XP prend le parti inverse : c'est elle qui pose les questions, et c'est celui qui a la connaissance qui apporte l'information.
Adaptée à notre métier du conseil, NOA XP renforce le consultant dans la phase d'entretiens. Elle est proactive, pose les questions adaptées au besoin de la mission, collecte les réponses avec précision et rebondit intelligemment sur les retours des interviewés — comme le ferait un expert humain. Cette méthode permet d'aller bien au-delà d'une simple collecte passive, en captant la nuance et la profondeur des besoins exprimés.
Grâce à elle, nous pouvons interroger plusieurs centaines d'interlocuteurs, quels que soient leur rôle, leur niveau hiérarchique ou leur localisation géographique.
Pour nos clients, cette approche se traduit par :
- Une collecte plus exhaustive : moins de risque de passer à côté d'un besoin clé ou d'une attente non exprimée
- Une analyse plus objective, où les convergences et les divergences sont identifiées de manière transparente
- Des priorités claires et actionnables, fondées sur une compréhension fine des attentes terrain
Retour d'expérience : UTMB Group
Un ERP sélectionné en adéquation avec les spécificités réglementaires locales
UTMB Group, organisateur d'événements sportifs internationaux comme l'Ultra-Trail du Mont-Blanc, opère dans plusieurs pays via l'organisation de courses en propre ou sous licence. UTMB est organisé autour de 6 filiales : France, Italie, Espagne, Suisse, Royaume-Uni, Hong Kong.
Pour leur projet de remplacement des outils comptables locaux par un ERP unifié, le défi était de recueillir les besoins fonctionnels de chaque entité malgré les contraintes de temps, de localisation et de langue. Nous avons interrogé directement les équipes comptables locales ainsi que les experts comptables via un agent NOA XP dédié et personnalisé, en français et en anglais.
L'outil a permis de collecter l'intégralité des besoins locaux, notamment les contraintes réglementaires (règles comptables, processus métiers). Deux ateliers de validation ont ensuite permis d'aligner les équipes sur un cahier des charges précis et consolidé, partagé aux éditeurs pour étudier la couverture de leurs solutions.
⏱ 3 semaines du kick-off à la rédaction du cahier des chargesL'IA et l'humain — une alliance équilibrée
Certains profils peuvent être réticents à l'utilisation de l'IA. NOA XP a démontré qu'une interface intuitive et adaptative peut rapidement lever la plupart des réticences initiales. Certains transcripts de conversation montrent une réticence en début d'échange, puis, à mesure que l'agent montre ses capacités de rebond, la conversation devient plus fluide. L'un des interviewés, ayant démarré avec des réponses lapidaires, a clos l'échange en souhaitant une "bonne journée" à son agent IA. Anecdotique peut-être. Riche d'enseignements certainement.
La réalité terrain montre cependant que certains collaborateurs — notamment les profils exécutifs ou les équipes habituées à un accompagnement humain — restent réticents face à une collecte automatisée. Un constat qu'il faut prendre en compte pour garantir l'adhésion de tous.
Chez Viggo, nous misons sur une approche hybride : l'IA assure une collecte exhaustive et objective des besoins, tandis que nos consultants apportent l'écoute, la nuance et l'accompagnement humain indispensable aux profils clés. Et bien entendu, ils vérifient toutes les conclusions et recommandations que l'IA peut proposer.
L'IA ne remplace pas le consultant — elle renforce son impact, en garantissant des données complètes et objectives, tandis que l'humain assure l'alignement et l'adoption.
Résultat : des transformations mieux préparées, avec des risques réduits et des délais optimisés. Une approche hybride pour des projets efficaces, acceptés et durables.
Cet article a été initialement publié sur LinkedIn Pulse en novembre 2025. Il a été rédigé avec l'aide de l'IA — cette interaction n'a nécessité "que" 2 rappels de ne rien inventer, ne pas improviser.